Comparison · Hubdoc
ScanToExcel vs Hubdoc
Was sich am 8. Mai 2026 ändert, wenn Hubdoc eingestellt wird, was Xero Files tatsächlich ersetzt, und wie du einen Sub-5-$/Monat-Workflow mit Zeilenposten-Erkennung ohne Hubdoc einrichtest.
Geprüft: 12. Mai 2026
Vergleich auf einen Blick
| ScanToExcel | Hubdoc | |
|---|---|---|
| Preise & Bindung | ||
| Günstigster bezahlter Plan | 4,99 $/Monat | $12.00/mo |
| Pro Nutzer oder pauschal? | Pauschalpreis | Flat rate |
| Monatliches Dokumentenlimit | Unbegrenzte tägliche Konvertierungen | Unlimited usage |
| Jahresrabatt | Nein | No |
| Vertragslaufzeit | Monatlich, jederzeit kündbar | Month-to-month |
| Unabhängiges Produkt | Ja, eigenständig | Nein — Eigentum von Xero (Einstellung Mai 2026) |
| Unterstützte Dokumente | ||
| Quittungen | ✓ | ✓ |
| Rechnungen | ✓ | ✓ |
| Kontoauszüge | ✓ | ~ |
| Kreditkartenauszüge | ✓ | ~ |
| Gehaltsabrechnungen | ✓ | ✕ |
| Bild-Tabellen (Screenshots, Fotos) | ✓ | ✕ |
| Mehrseitige PDFs | ✓ | ✓ |
| Gescannte PDFs (bildbasiert) | ✓ | ✓ |
| Ausgabe & Integrationen | ||
| Nativer Excel-Export (.xlsx) | ✓ | ✕ |
| CSV-Export | ✓ | ✓ |
| Xero / QuickBooks CSV-Vorlagen | ✓ | yes (direct API) |
| Direkte API-Sync Xero / QuickBooks / Sage | ✕ | ✓ |
| Massen-Upload (parallele Verarbeitung) | yes (bis zu 50 Dateien) | ✓ |
| Praxis & UX | ||
| Ohne Konto testen? | yes (10/Tag kostenlos) | ✕ |
| Datenstandort / DSGVO | EU-Verarbeitung, ohne Datenspeicherung | Global servers, persistent storage |
| Zeit bis zum ersten Export | Unter 60 Sekunden, keine Installation | Onboarding + ledger sync required |
Das Fazit
Wähle Hubdoc, wenn:
du eine Buchhaltungsfirma mit 20+ Mandanten bist, bereits Xero nutzt, gebündelte Dokumentenablage, Lieferantenportal-Abruf und direkte Ledger-Synchronisation benötigst - und nur Header-Daten brauchst, keine Einzelposten.
Wähle ScanToExcel, wenn:
du saubere, sofort nutzbare Excel-Ausgabe mit vollständigen Einzelposten aus Quittungen, Rechnungen, Kontoauszügen und Gehaltsabrechnungen brauchst - ohne Ökosystem-Lock-in oder die bevorstehende Hubdoc-zu-Xero-Files-Migration.
Keines, wenn:
dein einziger Hubdoc-Use-Case kostenlose Dokumentenspeicherung an Rechnungen war — und dieser Workflow nun vollständig in Xero Files ohne Aufpreis lebt. Wenn du dich nie auf Hubdocs OCR oder Zeilenposten-Lesung verlassen hast, mach einfach mit Xero Files nach Mai 2026 weiter und prüfe später, wenn der Extraktionsbedarf wächst.
Häufig gestellte Fragen
Wird Hubdoc wirklich von Xero eingestellt?
Ja. Xero (das Hubdoc 2018 übernommen hat) hat die Einstellung der eigenständigen Hubdoc-Plattform zum 8. Mai 2026 bestätigt. Bestehende Dokumente werden in Xero Files migriert — ein grundlegendes Speicher-Feature ohne OCR, Zeilenposten-Extraktion oder Lieferantenportal-Abruf.
Was ersetzt Hubdoc innerhalb von Xero — und ist es gleichwertig?
Xero Files ist der offizielle Ersatz. Es speichert Anhänge und erlaubt das Drag-and-Drop von PDFs auf Rechnungen, extrahiert aber keine strukturierten Daten: keine Zeilenposten, kein Lieferantenabgleich, kein Auto-Fill. Alles, was vorher Text aus einem Hubdoc-Upload las, erfordert jetzt manuelle Eingabe oder ein Drittanbieter-Tool wie ScanToExcel.
Funktioniert mein Hubdoc → Xero Auto-Publish-Workflow bis zum 8. Mai 2026?
Ja — bis zum 8. Mai 2026. Nach diesem Datum wird der Auto-Publish-Pfad abgeschaltet und die Hubdoc-Kachel verschwindet aus dem Xero-Menü. Die Migration jetzt statt eine Woche vorher wird dringend empfohlen, um geparste Metadaten nicht zu verlieren.
Was passiert mit meinem historischen Hubdoc-Archiv?
Xero migriert die Dokumente in Xero Files, aber nur als flache Anhänge — die geparsten Metadaten, Lieferantenregeln und Rechnungs-Verknüpfungen bleiben nicht erhalten. Exportiere alles, was du für Audit-Zwecke benötigst (CSV plus PDFs) vor dem 8. Mai 2026.
Hubdoc extrahiert nur Header-Daten — kann ScanToExcel Zeilenposten?
Ja, das ist der Kernunterschied. Hubdoc liest Lieferant, Datum und Gesamtbetrag. ScanToExcel liest jede Zeile jeder Rechnung, jede Transaktion in einem Kontoauszug, jede Lohnzeile in einer Gehaltsabrechnung — direkt in strukturierte Tabellenzeilen bereit zur Analyse oder zum Import.
Holt ScanToExcel automatisch Dokumente aus Lieferantenportalen wie Hubdoc?
Nein. Lieferantenportal-Zugangsdaten und geplante Abrufe sind nicht Teil von ScanToExcels Modell. Für Dokumente, die über Portale eintreffen, lade sie manuell herunter (oder nutze einen spezialisierten Fetcher wie Greenback) und gib die PDFs an ScanToExcel zur Zeilenposten-Extraktion.
Was kostet der günstigste Post-Hubdoc-Workflow tatsächlich?
Ein kostenloses Xero-Abo enthält weiterhin Xero Files zur Speicherung. Kombiniere es mit ScanToExcel Premium (4,99 $/Monat) für vollständige Zeilenposten-Extraktion — monatliche Gesamtkosten etwa 5 $, gegenüber 12 $/Monat für eigenständiges Hubdoc, als es existierte.
Gibt es einen Ein-Klick-Import von Hubdoc nach ScanToExcel?
Nein, und du brauchst keinen. ScanToExcel ist zustandslos: es gibt keinen Kontenplan zu sehen, keine Lieferantenregeln zu kopieren. Lade dein Hubdoc-Archiv per Bulk herunter, ziehe die PDFs in die ScanToExcel-Upload-Zone und beginne sofort, strukturierte Excel-Dateien zu exportieren.
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