So funktioniert ScanToExcel

Vom Upload zu bearbeitbaren Daten

1. Datei hochladen und Dokumenttyp wählen

   Wählen Sie eine PDF-, JPG-, PNG-, HEIC-, HEIF-, TIFF- oder WebP-Datei. Der passende Dokumenttyp legt die Struktur der Extraktion fest.

   Kostenlos stehen täglich fünf Kontingenteinheiten bereit. Jede PDF-Seite zählt als eine Einheit, jede Bilddatei ebenfalls. Tarife und Limits ansehen

2. Dokumentdaten extrahieren

   KI liest und strukturiert das Dokument entsprechend dem gewählten Typ. Angaben können fehlen, berechnet oder abgeleitet werden. Korrekturen können daher nötig sein.

3. Ergebnis herunterladen und prüfen

   Laden Sie das gewählte Format herunter und vergleichen Sie es mit dem Original. Mit einem kostenlosen Konto oder Premium ist optionaler E-Mail-Versand möglich; Premium kann Stapelergebnisse als ZIP bereitstellen.

Den passenden Dokumenttyp wählen

Jeder Dokumenttyp hat eine eigene Ausgabestruktur. Die Links führen zu Details und Beispielen.

Quittungen

Einkäufe mit Händlerangaben, Einzelpositionen und verfügbaren Summen.

Rechnungen

Rechnungsangaben, beteiligte Parteien, Positionen und verfügbare Steuerdetails.

Kontoauszüge

Kontobuchungen mit Angaben zum Konto und Auszugszeitraum.

Kreditkartenauszüge

Käufe, Rückzahlungen, Erstattungen und weitere erkannte Kartenbewegungen.

Gehaltsabrechnungen

Bezüge und Abzüge in Abschnitten mit Periodenwerten und kumulierten Jahreswerten.

PDF-Tabellen

Ein bearbeitbares Raster aus erkannten Überschriften, Zeilen und Zellwerten.

Ein Ausgabeformat wählen

Excel (.xlsx)

Bearbeitbare Tabellen zum Prüfen und Weiterverarbeiten der extrahierten Daten.

CSV

Textbasierter Datenaustausch. Die Struktur hängt vom Dokumenttyp ab und muss vor einem Import eventuell angepasst werden.

Word (.docx)

Bearbeitbare Dokumenttabellen für Berichte und weitere Änderungen.

JSON

Verarbeitete strukturierte Daten für Ihre eigene Software.

Premium bietet Xero CSV für Quittungen, Rechnungen, Konto- und Kreditkartenauszüge sowie QuickBooks CSV für Konto- und Kreditkartenauszüge. Je nach Dokument dienen sie dem Import von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder Kontobuchungen. Prüfen Sie das Importziel und nötige Konto- oder Steuerzuordnungen.

Layouts und Zusammenführen hängen von Dokumenttyp und Tarif ab. Gehaltsabrechnungen und PDF-Tabellen haben ein Layout mit separaten Ergebnissen, ohne Zusammenführen oder Buchhaltungs-CSVs.

Die exportierte Datei prüfen

Vergleichen Sie Werte, Datumsangaben und Dokumentkontext mit dem Original, auch fehlende oder abgeleitete Angaben. Prüfen Sie vor Berechnungen oder Importen Layout und Zielanforderungen. Ein bearbeitbarer Export bestätigt keine Richtigkeit.

Was mit hochgeladenen Daten geschieht

Die Extraktion nutzt einen KI-Dienstleister. Die optionale E-Mail-Zustellung nutzt zusätzlich einen E-Mail-Anbieter und hinterlässt eine Kopie in Ihrem Postfach. Kontodaten und Diagnoseprotokolle können fortbestehen. Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.